Le Kanban est une méthode permettant de planifier le temps dédié à un projet, qu’il soit professionnel ou personnel. En effet, ce système, largement utilisé ces dernières années, permet de visualiser les tâches à effectuer au moyen de cartes ou d’étiquettes. Des origines à nos jours, découvrons comment s’en servir.
Le Kanban permet de gérer le flux de travail à différent niveau (individuel ou équipe) de manière évolutive en s’appuyant sur un agenda susceptible d’être modifié selon les besoins. Chaque mission est structurée afin de mettre en évidence toutes les phases qui la composent. L’accomplissement de celles-ci est conçu comme un processus de l’aval vers l’amont dans lequel les activités nécessaires n’ont lieu que lorsqu’elles sont réellement requises. C’est ce que Ohno (créateur de la pensée Toyota) appelait penser à l’envers.
Ses Origines• Cette méthode a été créé dans les années 1940 par un ingénieur japonais, Taiichi Ohno, afin d’optimiser la chaîne de production chez Toyota. En classant les actions à réaliser sous forme de cartes (ou signe visuel – kanban en japonais) la société à pu atteindre ses objectifs en termes de timing, d’efficacité et de compétitivité par rapport aux concurrents américains.
Mais, la méthodologie Kanban telle qu’on l’applique aujourd’hui, nous la devons à David J. Anderson, qui a su transposer les principes de fonctionnement pour en faire une formule accessible à différents secteurs.
L’aspect Visuel• Il s’agit d’un système de gestion visuelle. Tout se déroule sur un support (un tableau, la porte de notre bureau, la vitre de la fenêtre qui donne sur la cour de notre immeuble). Celui-ci sera divisé en colonnes, sur lequel on y aura placé des Post–it® (nos cartes Kanban) de différentes couleurs.
L’aspect Dynamique• On l’identifie également comme un système de gestion évolutive. Les Post–it® dont chaque couleur représente une tâche à faire ou une personne, se déplacent, de la gauche vers la colonne droite, une fois la mission accomplie.
Le Step-by-Step• Êtes-vous tentés par l’expérience Kanban ? Voilà comment ça marche étape-par-étape.
Ce qu’il vous faut c’est :
- Tout d’abord, un projet ou une mission relativement complexe. Un événement qui requiert un certain degré d’organisation pour être mené à bon port. Cela peut être le lancement d’un produit de votre e-commerce ou l’anniversaire de votre conjoint/e;
- Un tableau, un ou plusieurs feutres et des Post-it® de différentes couleurs ou formes, une feuille et un stylo.
Que faire en premier :
- Établir une liste des tâches macro et créer des sous-catégories en dessous de celles-ci. Prenons comme exemple l’organisation d’une réception. La liste des invités peut faire office d’une tâche et l’envoi des faire-parts, jouer le rôle d’une sous-catégorie.
Que faire en suite :
- Fixer une deadline, une date et une heure à laquelle le projet doit être bouclé. Par exemple, le bilan comptable de fin d’année de votre société doit être prêt au 31 décembre. Cette date constitue la date butoir de votre mission.
Que faire en dernier :
- Diviser le tableau en colonnes. Tâches, à faire, en cours, terminé figureront tout en haut et identifierons les actions nécessaires à l’aboutissement du projet.
- Placer les Post–it® dans la colonne tâche. À fur et à mesure qu’elles sont exécutées, elles viennent déplacées, pour atterrir enfin dans la colonne terminé.
- Penser à fixer un nombre maximum de tâches qui transitent dans chaque colonnes pour ne pas être débordé.
Conclusions•
Le Kanban demande un travail en amont non négligeable, nous l’admettons. En revanche, une fois les Post–it® organisés, il suffit de les placer et les déplacer dans les bonnes colonnes. Ainsi,vous aurez une vision d’ensemble de l’avancement de votre projet et des possibles freins à l’aboutissement de celui-ci.
L’autre point fort, à notre avis, est le côté ludique. Le choix des couleurs ou des formes des cartes et le fait de pouvoir les bouger. Tous ces aspects donnent un aspect vivant et dynamique à votre projet.
Une dernière astuce• Sinon, il existe des plateformes qui vous permettent de faire le même travail. Tout cela sans utiliser de stylo, de post-it® ou de feutres. Trello, Jira en sont quelques exemples. A vous de voir ce qui vous convient le plus.
La Rédaction de Com’ Un Magazine
Crédits/Photo : Rawpixel- Sources : Com’ Un Magazine, Djaa.com, Plaview.com, Digité.com, Makeitlean.it, Atlassian.com
